社内業務に欠かせないマニュアルですが、紙やPDFで管理されている場合、「必要な情報がすぐに見つからない」「どこに書いてあるか分からない」といった課題が生じがちです。特に、業務が複雑化する中で、マニュアルの検索性は業務効率に直結する重要な要素となっています。
こうした課題に対して、生成AIを活用したマニュアルの電子化と検索性向上が有効です。AIを導入することで、マニュアルの利便性を大きく高めることができます。
活用例：マニュアルの電子化と検索性向上
活用ステップ
1. マニュアルのテキスト化
紙形式のマニュアルの場合は、AIが読み取れるテキストデータに変換します。OCR（文字認識）やWord変換ツールを活用することで、既存の資料もスムーズにデジタル化できます。
2. 自然言語による検索対応
「請求書の再発行方法は？」「消費税設定の変更手順を教えてください」といった自然な言葉での質問に対して、AIがマニュアルの該当箇所を抽出し、回答します。従来のキーワード検索よりも、文脈を理解した柔軟な対応が可能です。
3. 要点抽出・関連情報の提示
Microsoft 365 Copilotなどのツールと連携することで、マニュアルの要点を自動でまとめたり、関連する操作手順を一覧で表示することも可能です。
プロンプト（指示）例
請求書の再発行手順を教えてください
※Copilotで正確な回答を得るには、マニュアルが社内共有ストレージに保存されている必要があります。
※アクセス権限によっては、一部の情報が表示されない場合があります。
出力イメージ
※「Microsoft 365 Copilot」を使用しています
Microsoft 365との連携でさらに便利に！
生成AIは、Microsoft 365と連携することで、さらに業務に役立ちます。
Copilotを使えば、マニュアルの要点を自動でまとめたり、関連情報をすぐに表示できます。
WordやExcel、Outlookなどのツールと組み合わせることで、マニュアルの内容を業務文書に反映したり、メール作成中に必要な手順を確認することも可能です。 Teams上での質問にもAIが対応できるようになれば、社内の情報共有がよりスムーズになります。
AIは「業務マニュアルのナビゲーター」
生成AIを活用することで、マニュアルは「読むもの」から「質問できるもの」へと進化します。
業務のスピードと正確性を同時に高めるために、AIを“社内ナレッジの案内役”として活用してみてはいかがでしょうか。
