社内規程は業務に欠かせない情報ですが、「どこにあるかわからない」「文章が難しい」「最新版か不安」という声はよくあります。そんなとき、生成AIを使えば、質問するだけで必要な情報を簡単に見つけられる仕組みを作れます。今回は、AI初心者でもできる「社内規程検索の効率化」について、簡単な活用例とプロンプトをご紹介します。
活用例：社内規程の整備と共有をAIで効率化
AIを使うと、こんなことができます。
- 質問に答えるAIチャット：育児休暇の申請期限や在宅勤務の回数などを聞くだけで、AIが規程から答えを探してくれます。
- わかりやすい要約：難しい条文を、AIが「要件・期限・対象」を箇条書きでまとめます。
- FAQの自動作成：よくある質問をAIが作ってくれるので、社員ポータルに載せれば問い合わせが減ります。
- 改訂内容のハイライト：「どこが変わった？」をAIがまとめてくれるので、周知が簡単になります。
プロンプト（指示）例
以下の規程から、在宅勤務の申請期限と承認フローを簡単にまとめてください。
※規程のテキストを貼り付けます。
出力イメージ
※「Microsoft 365 Copilot」を使用しています
Microsoft 365との連携でさらに便利に！
Microsoft 365と組み合わせると、社内規程の検索や共有がもっと簡単になります。たとえば、Teamsでは社員が質問するだけでAIが答えを表示し、必要な情報をすぐに確認できます。SharePointと連携すれば、AIは常に最新版の規程を参照するため、古い情報を使う心配がありません。さらに、WordではAIが規程を要約したり改訂案を作成したりできるので、そのまま編集してスムーズに文書を仕上げられます。
AIで社内規程の確認をもっと簡単に
AIを使えば、社内規程を「探す・読む・理解する」時間を大幅に減らせます。まずは、よく使う規程をAIに読み込ませて、質問に答える仕組みを作るところから始めましょう。難しい設定は不要、プロンプトを入力するだけでOKです。
